Comitato Interprovinciale Marce Sportive (C.I.M.S.)

Consiglio del 11 gennaio 2019

Sono presenti tutti i consiglieri ad esclusione di Ottaviano Sebastiano, Cinzia Dilisi, Simone Coscetti, Maria Luisa Tognelli, tutti assenti giustificati. Il Consiglio è convocato per discutere sui seguenti argomenti all'ordine del giorno:

1. Lo stato della trasmissione degli iscritti alla Compagnia assicuratrice.
2. Il confronto con le liste dei dati elettronici sulle presenze nei percorsi.
3. Il passaggio della annualità del calendario.
4. Il servizio al Gazebo.
5. La modulistica al gazebo.
6. I Commissari.
7. Le premiazioni.

Sul primo punto, si delibera di incaricare Fabrizio Giorgetti di preparare i documenti da pubblicare sul sito in relazione alle due polizze (infortuni, responsabilità verso terzi) stipulate il 31 dicembre 2018 con la Compagnia UnipolSai, per una informativa agli iscritti al Trofeo e il Presidente di preparare una lettera informativa, con indicazione della nuova copertura relativa all'infortunio in itinere.
Poiché la nuova copertura implica un costo supplementare di 0,50 euro per podista iscritto, si delibera per ogni evento la richiesta ai gruppi o enti organizzatori di euro 5 supplementari per marcia infrasettimanale e di euro 10 per le marce della domenica.
Si da incarico a Luca Benvenuti di procedere al pagamento a saldo dei premi assicurativi 2018 e al pagamento in acconto del premio assicurativo 2019, come determinati dalla Compagnia e verificati da Fabrizio Giorgetti.
Interviene Luca Catarsi che evidenzia l'impegno particolare richiesto nella trasmissione dei dati dei podisti iscritti per l'anno 2019, anche perché molti si iscrivono ancora. Viene ribadita la data del 31 gennaio 2019 per la definitiva iscrizione dei podisti, data da comunicare ai gruppi e ai podisti, con lettera circolare.

In relazione alle liste, punto 2, all'ordine del giorno, per la difficoltà di scambio delle liste dei trofei si delibera di imporre ai gruppi o enti organizzatori una copia delle liste quanto sono i trofei interessati alla marcia, con consegna delle liste al Gazebo; si incarica il presidente di scrivere ai gruppi o enti organizzatori questo impegno.
Sul controllo delle liste, stante la necessità di distribuire i compiti tra i consiglieri, non potendo sopperire a tutto Luca Catarsi, si propone l'incarico a Cinzia Di Lisi, Marcello Piccirilli, Daniele Deri, Simone Coscetti e Ottaviano Sebastiano, quest'ultimo offertosi per il servizio. Ottaviano Sebastiano viene incaricato di distribuire i turni di verifica delle liste in base alle marce in calendario. Qualora qualcuno non ritenga di aderire, sarà necessario procedere ad una rotazione come quella del gazebo coinvolgendo tutti i consiglieri eccetto Luca Petricci e Luca Catarsi, già oberati da altri incarichi.
Si delibera che la dimenticanza del cartellino rende necessaria la segnalazione nella giornata della marcia effettuata, e che tale facoltà può essere esercitata non più di cinque volte nell'annata.
Si invitano i gruppi a farsi vidimare le liste tassativamente, per il controllo degli iscritti, presso il Gazebo e di tenere separati in lista iscritti e liberi, a cui va richiesta la quota di 3,50 euro. In difetto il gruppo rischia la mancata copertura assicurativa del podista con gravi conseguenze per il presidente e il compilatore della lista. Le liste devono essere consegnate all'organizzazione con firma leggibile del compilatore e suo nome e cognome.

Sul punto 3, Luca Catarsi evidenzia i problemi di software per l'inserimento dei nuovi gruppi e alcune difficoltà nell'uso; viene dato incarico a Luca Benvenuti di procedere al pagamento dell'abbonamento annuale con la società di Software, per il prezzo di euro 400 oltre Iva.

Sul punto 4), si delibera la tassativa necessità dei consiglieri di essere presenti al servizio gazebo almeno un'ora prima dell'orario della consegna cartellini, permanendo in postazione sino alla riconsegna dei rilevatori elettronici, salvo diverso accordo con i consiglieri presenti per una eventuale temporanea sostituzione. Al Consigliere addetto al servizio Gazebo viene assicurata la presenza alla marcia con il percorso della lunga.

Sul punto 5) Luca Petricci dichiara di avere proceduto personalmente alle copie della modulistica necessaria.

Sul punto 6). Si nomina Cinzia Di Lisi, quale coordinatrice dei commissari, invitandola a convocare nel luogo che ritiene più opportuno la riunione dei commissari, almeno tre volte per annualità di calendario. Nella prima riunione e da subito con lettera circolare ai commissari (di cui è necessario farsi rilasciare l'indirizzo di posta elettronica) e ai gruppi, dovrà essere precisato che il Commissario della marcia il mattino della marcia deve recarsi al Gazebo per ritirare la modulistica e possibilmente riconsegnarla compilata al termine della marcia, oppure al massimo entro il giorno successivo via mail. Il rapporto dovrà essere poi fatto circolare presso tutti i consiglieri mediante mail, da parte della coordinatrice, la quale conserverà i rapporti evidenziandoli in occasione della presentazione della marcia per il calendario successivo in occasione della convocazione.

In relazione al punto 7), si delibera di convocare Paolo Pazzaglia per il premio e Daniele Deri si farà rilasciare preventivi e modelli da altra ditta (Staccioli), in modo da poter deliberare al prossimo consiglio del 16/1 pv. Sul luogo della premiazione, si decide di verificare la sala congressi del Polo scientifico di Navacchio, dando incarico al Presidente e a Daniele Deri.

Alle ore 11:15 nulla essendo da deliberare, si riconvoca il consiglio per la riunione del 16/11, sempre al Centro Coni, edificio Mediaworld sul seguente ordine del giorno:

1. Presentazione marce da parte dei gruppi inserito nel calendario in relazione ai mesi di febbraio e marzo;
2. Presentazione premi, scelta premi, scelta luogo e data premiazione.
3. Definitiva ratifica della delibera 11/1/19 da parte dei consiglieri assenti.
4. Scelta luogo e data assemblea presidente per approvazione rendiconto.

Il Segretario              Il Presidente